Pour atteindre une traçabilité optimale, l’entreprise quelque soit son secteur d’activité doit choisir entre différentes techniques : la fiche de traçabilité, le code à barres ou la RFID.
Le choix du système le plus adapté repose sur le mode de production et de distribution de l’entreprise, sur les contraintes liées à son activité et sur son volume d’activité.
Présentation de la fiche de traçabilité
La fiche traçabilité est un support papier. Tout comme la radio identification ou le code à barres, elle permet à l’entreprise de prouver la traçabilité de ses produits auprès de tous ses clients.
Cette technique nécessite de remplir des documents soit manuellement ou par saisie informatique, généralement présentés sous la forme de formulaires.
Ces formulaires doivent être rédigés pour être ensuite validés par tous les services de l’entreprise, une fois que chaque opérateur l’aura également rempli. Ces formulaires comportent un maximum d’informations sur chaque étape de la production jusqu’à la distribution.
Selon les filières, les formulaires ne seront pas identiques, mais en règle générale, les informations qui y figurent sont :
- les manipulations et opérations effectuées à chaque étape,
- la provenance des composants,
- le coût des matières premières,
- l’acheminement des produits.
Exemple concret d’une fiche traçabilité
Prenons par exemple le cas d’une fiche de traçabilité qu’un patient peut réclamer à son dentiste, lors d’une pose de la pose d’une prothèse dentaire. Cette fiche de traçabilité comprendra alors :
- le nom du praticien dentaire,
- le nom du patient,
- la date de la prescription
- le descriptif des matériaux à utiliser,
- le prix des matériaux,
- la provenance des matériaux,
- le descriptif de l’opération à réaliser,
- les étapes de réalisation,
- la date de finition du travail,
- la date de pose de la prothèse,
- les éventuels problèmes rencontrés lors de la pose ou du suivi du patient.
Principaux inconvénients de cette fiche
La fiche traçabilité est un système qui correspond davantage aux petites entreprises qui n’ont pas beaucoup d’enregistrements à effectuer.
Les grandes structures, quant à elles, s’accordent toutes à dire que le support papier présente de nombreux inconvénients comme :
- un surplus de travail, car du personnel administratif doit souvent être embauché pour remplir les fiches et les archiver ;
- une perte d’information souvent constatée et donc une traçabilité de faible qualité.